Persoonlijk Assistent Directie

Heb je een scherp oog voor detail en weet je met rust en overzicht het verschil te maken in een complexe omgeving? Dan zoeken wij jou. Als persoonlijk assistent voor de algemeen directeur en de directeur ruimtelijk domein ben je hun rechterhand en degene waarop ze kunnen bouwen. Jij brengt ze optimaal in staat zich te richten op taken die hun expertise vragen.  

Wat ga je doen? 

Als persoonlijk assistent vervul je een belangrijke rol in het ondersteunen van de directieleden bij allerhande zaken. Belangrijk om te weten is dat je in deze rol niet notuleert, maar dat je kijkt naar het grotere geheel. Jij zorgt ervoor dat zaken goed geregeld zijn en dat afspraken worden nagekomen. Voor de directeuren ben je hun eerste aanspreekpunt en ontzorg je hun met o.a. agendabeheer en het efficiënt organiseren van werk. Je begrijpt hun werkstijl en anticipeert op hun behoeften, zodat zij zich volledig kunnen focussen op hun taken. 

Concreet behoren de volgende taken tot jouw verantwoordelijkheden: 

Secretariële ondersteuning 

Je bent verantwoordelijk voor de voorbereiding en plannen van start-, eind- en evaluatiegesprekken. Je regelt bijeenkomsten en recepties, houdt overzicht op lopende acties en zorgt dat deadlines worden bewaakt. Je regelt bloemen, vervoer en zorgt voor een soepel verloop van de werkdag.   

Emailbeheer en correspondentie 

Je houdt overzicht in de digitale stroom van informatie. Je beheert de mailboxen van beide directeuren met inzicht in urgentie en inhoud. Waar mogelijk handel je zelfstandig berichten af, en waar nodig voeg je relevante informatie toe. Je weet snel te schakelen, legt verbanden en zorgt dat de juiste zaken bij de juiste mensen terechtkomen. 

Agendabeheer en vergaderingen 

Het agendabeheer en de voorbereiding van vergaderingen vormen een cruciaal onderdeel van je werk. Je stelt agenda’s op met gevoel voor prioriteit, inhoud en bestuurlijke verhoudingen. Je zorgt dat de directeuren hun afspraken voorbereid ingaan, organiseert vergaderingen van A tot Z en stemt af met betrokken collega’s en externe partijen. Je begrijpt wat nodig is voor een soepel verloop van complexe afspraken en schakelt moeiteloos als de planning verandert. 

Werken bij gemeente Meierijstad 

Met ruim 85.000 inwoners hoort onze gemeente Meierijstad tot de middelgrote gemeenten van Nederland. Wat je hier doet, doet er echt toe. We geloven in de kracht van samen en zetten de klant centraal. En dat zie je terug in onze hele organisatie. Daar zijn we trots op. Met aandacht voor ontwikkeling en aansprekende projecten werken we met z’n allen aan ons maatschappelijk doel: elke dag verder bouwen aan een Meierijstad voor iedereen. Verder gaan wij voor werkgeluk. Onze dienstverlening bijzonder en persoonlijk maken én houden kunnen wij dankzij jou. En jij kan dat waarmaken doordat je als medewerker helemaal tot je recht komt.  

Samen met 7 collega persoonlijk assistenten vorm jij het werkatelier Secretariële Ondersteuning. De werksfeer kan je het best beschrijven als gemotiveerd, leergierig en betrokken. Dit zie je terug in de manier hoe iedereen met elkaar omgaat. Iedereen zet een tandje bij als het nodig is of helpt een andere collega met zijn of haar werkzaamheden. Wil je graag doorgroeien in je vak? Dan moedigen we dat alleen maar aan.  

Meer weten over hoe het is om bij ons te werken? Kijk op www.werkenbijgemeentemeierijstad.nl. 

Hier krijgt jouw talent de ruimte 

Je bent niet alleen een organisatorisch talent, maar ook iemand die verhoudingen en belangen aanvoelt, die rust brengt in de dynamiek van de dag en die met een servicegerichte houding altijd nét dat stapje extra zet. Jouw communicatieve vaardigheden zorgen ervoor dat jij je boodschap duidelijk overbrengt en dat dingen geregeld worden. Je bent discreet, flexibel, proactief en nauwkeurig.  

Verder verwachten we het volgende:  

• Mbo-werk- en -denkniveau. Bijvoorbeeld door een behaalde opleiding (bijv. via Schoevers)  in de richting van managementassistent/directiesecretaresse of officemanagement.   

• Aantoonbare werkervaring in een vergelijkbare functie binnen een gemeentelijke organisatie. 

• Uitstekend ontwikkelde organisatorische, sociale en schriftelijke vaardigheden. 

• Kennis van de verschillende Office-producten en Microsoft Teams. Het is daarnaast een pré als je bekend bent met Djuma, ERPx en iBabs. 

Wij bieden jou 

Samen realiseren we de opgaves en ambities van gemeente Meierijstad. Daar mag je ook een mooie beloning voor verwachten. Persoonlijke Assistent is een baan voor 36 uur per week, daarvoor mag je rekenen op: 

• Een bruto maandsalaris van maximaal € 3.980,- (schaal 7 (per indicatie vanaf 1-10)), op basis van een 36-urige werkweek. 

• Een individueel keuzebudget van 17,05% van jouw salaris. Aan jou dus de keuze wat je met dit budget doet. Extra vakantiedagen? Of misschien toch een fiets aanschaffen? Daarnaast kan je het IKB uit laten betalen op elk gewenst moment. 

• Een vitaliteitsbudget. 

• Uitgebreide leer-, ontwikkelings- en doorgroeimogelijkheden. We zijn trots op de carrièrekansen die we bieden. 

• Locatieonafhankelijk werken met behulp van een laptop en smartphone. Je werktijden zijn flexibel in te delen én wij faciliteren thuiswerkplekken. 

• Een NS-Business Card en gebruik van Greenwheels voor dienstreizen. 

Na een arbeidsovereenkomst van 1 jaar bekijken we samen of we dit omzetten naar onbepaalde tijd.  

Pak je kans!  

Je weet het zeker, dit is jouw baan. En aangezien jij kansen niet laat liggen, stuur jij jouw cv en motivatiebrief vóór maandag 15 september. Daarna sluit deze vacature. Binnen 5 dagen na de sluitingsdatum krijg je een reactie.   

Zijn wij net zo enthousiast als jij?   

• Dan volgt een selectiegesprek met Karin Werts (leidinggevende werkatelier secretariële ondersteuning) Angela Tops (Persoonlijk assistent directie) en Claudia Velthuis (HR adviseur) op vrijdag 19 september. 

• Het arbeidsvoorwaardengesprek vindt plaats via Teams en aansluitend ontvang je via e-mail ons voorstel voor de arbeidsvoorwaarden. 

• Zet jij je handtekening daarna onder het voorstel? Dan heten we je van harte welkom bij gemeente Meierijstad.  

Heb je nog vragen over de vacature? Karin Werts helpt je graag verder. Wil je meer weten over de sollicitatieprocedure? Dan staat een van onze HR Medewerkers je graag te woord via 14 0413 of via het algemene recruitment mailadres.